juin 14, 2024
UNE AVANCE DANS VOS COMPTES ?
Date
C'est quoi une avance et comment la traiter ?
Le traitement de l’avance ne doit pas avoir un impact sur votre chiffre d’affaires. Comment traiter une avance ? Comment l’enregistrer dans votre comptabilité ? Quel est le lien entre l’avance et votre chiffre d’affaires ?
Avant toute chose il convient de définir le terme :
Une avance reçue est une somme d’argent versée avant tout commencement d’exécution d’une commande. Par exemple, un client vous verse 50% de la somme de la prestation de services avant que celle-ci ne soit facturée.
L'enregistrement
L’avance est donc enregistrée dans votre comptabilité dans un compte « d’attente » qui sera soldé lorsque la prestation ou la vente aura effectivement lieu. À ce moment-là seulement, votre chiffre d’affaires enregistré correspondra à 100% au prix de l’affaire.
Pour les « comptables »
Le compte concerné par l’enregistrement au crédit de l’acompte est donc un compte dit de « tiers ». Son numéro comptable est le 4191 Clients- Avances et acomptes reçus sur commande
Sinon, quels sont les risques ?
Tant que l’avance et le solde sont constatés sur le même exercice, l’impact est nul. La problématique se révèle lorsque l’avance et l’affaire sont sur deux exercices différents. Le risque, alors, d’enregistrer votre avance en compte de produit (vente) équivaut à réaliser un chiffre d’affaires fictif. En effet, dans le cas où l’avance alimente le chiffre d’affaires, cela reviendrait à anticiper le revenu sur la période de la perception de l’avance (N). L’effet serait alors de rehausser à tort votre résultat N, et de pénaliser d’autant celui de la période suivante (N+1). Vous auriez alors une indication faussée pour les deux périodes consécutives avec un risque de prendre des décisions sur une base comptable erratique et aléatoire.
Exemple
- Imaginons que vous établissez un devis en année (au mois) N pour un montant total de 5 000 euros pour un Wedding Cake à réaliser en année (au mois) N+1.
- Vous percevez une avance en N de 3 000 euros pour cette affaire.
- Les charges engagées en N+1 sont de 4 000 euros pour réaliser cette affaire
Cas 1 : Avance enregistrée en CA en N (Ce qu'il ne faut pas faire)
Cas 2 : Avance enregistrée en CA en N+1 (Ce qu'il faut faire)
Toutefois la logique voudrait que seule N+1 ait un bénéfice de 1 000 euros (5000 – 4 000). Si vous passez en chiffre d’affaires votre avance vous aurez un bénéfice de 3 000 euros en N et un déficit de 2 000 euros en N+1 (2 000 de solde facture – 4 000 de coût).
En bref...
L’avance n’est pas du chiffre d’affaires. L’avance est donc à enregistrer en compte d’attente afin d’être intégré au chiffre d’affaires lorsque l’affaire est réalisée. L’encaissement de l’avance améliore votre trésorerie mais vous êtes redevable envers le client tant que la prestation ou la fourniture n’a pas été livrée. Au bilan, l’avance doit apparaître au niveau du passif tant que la vente n’est pas effective.